Network
PORTAL PASURUAN - Sistem kartu kendali diterapkan tidak hanya menyangkut urusan mencatat dan menyimpan arsip. Melainkan proses sejak penerimaan dan pengarahan surat, penyimpanan, hingga peminjaman arsip.
Baca Juga: Pancasila Sebagai Dasar Pengembangan Ilmu, Jadi Paradigma Ilmu yang Berkembang di Indonesia
Pada sistem kartu kendali terdapat beberapa sub sistem. Diantaranya, pengurusan dan pengendalian surat, pola klasifikasi kearsipan dan kode, indeks dan lainnya.
Kartu kendali berfungsi sebagai alat untuk menemukan lokasi arsip, alat pengendalian surat, alat pengantar/ekspedisi, dan arsip pengganti.
Berikut keuntungan pencarian arsip menggunakan kartu kendali :
Baca Juga: Usai Keluar Penjara, Galih Ginanjar Pamer Pacar Baru
1. Dibuat rangkap tiga, maka dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda-beda.
2. Dapat membedakan antara surat penting, surat biasa, maupun surat rahasia.
3. Mempermudah tata cara penyusutan arsip pada unit pengolah. Mempermudah pelaksanaan inventarisasi arsip, penataan arsip, dan untuk keperluan pemusnaan.
4. Mudah mengatur cara penyimpanannya, sebab berbentuk lembaran.
Baca Juga: Lirik Lagu Rehat yang Dinyanyikan Kunto Aji, Cocok Didengarkan Usai Bekerja
Proses peminjaman arsip harus dicatat secara cermat, yang mencakup keterangan tentang arsip yang dipinjam. Untuk menelusuri arsip maka berdasarkan data yang tercantum dalam formulir.
Baca Juga: Rangkuman Pelajaran Bahasa Indonesia Kelas 7 SMP, Tentang Teks Deskripsi, Definisi, Ciri, dan Jenisnya
Apabila digunakan kartu kendali, pada kartu kendali petugas arsip dapat mengetahui kode surat yang dimaksud. Jika arsip yang dicari arsip aktif, maka lewat kartu kendali, sebagai pengganti arsip atau outslip. ***
Artikel Rekomendasi